Jawność wynagrodzeń 2026 - kompletna checklista dla HR

Nowe obowiązki pracodawcy - jawność wynagrodzeń w 2026 roku

Tak jak wspominałem w moim poprzednim wpisie, nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 4 czerwca 2025 r. wprowadziła fundamenty pod nową kulturę płac w Polsce. Przejrzystość wynagrodzeń stała się standardem prawnym, a nie tylko wyborem nowoczesnych firm. Zmiany te, realnie zmieniły sposób, w jaki działy HR muszą projektować procesy rekrutacyjne.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jakie konkretnie informacje o płacy musisz przekazać kandydatowi.
Na których etapach rekrutacji pojawia się obowiązek informacyjny.
Dlaczego prawo zabrania pytania o historyczne zarobki kandydatów.
Jakie wymagania stawia ustawa wobec nazw stanowisk i ogłoszeń o pracę.

Rewolucja w art. 18³ᶜᵃ - koniec z domysłami płacowymi

Zgodnie z nowymi przepisami, osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu zasadniczym (jego wysokości lub przedziale). Co niezwykle istotne, widełki płacowe muszą być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach. Dodatkowo, jeśli firma jest objęta układem zbiorowym pracy lub posiada regulamin wynagradzania, kandydat musi poznać ich odpowiednie postanowienia.

Ustawa wskazuje również na konieczność zapewnienia neutralności płciowej w nazewnictwie stanowisk oraz w treści samych ogłoszeń. To wyzwanie dla wielu firm, które muszą teraz zweryfikować swoją politykę rekrutacyjną pod kątem niedyskryminacji.

Kiedy informować o zarobkach?

Ustawodawca dopuszcza przekazanie informacji w postaci papierowej lub elektronicznej. Musi się to odbyć z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome negocjacje, na jednym z poniższych etapów:

W ogłoszeniu o naborze.
Przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli informacji nie było w ogłoszeniu).
Przed nawiązaniem stosunku pracy (jako ostateczny termin).

Pobierz i wdróż - checklista HR – jawność wynagrodzeń 2026

Przygotowałem narzędzie, które pozwoli Twojej firmie błyskawicznie sprawdzić zgodność z nowymi przepisami. Możesz je skopiować bezpośrednio do swojego systemu zarządzania zadaniami (np. Asana, Trello).

1. Weryfikacja ogłoszenia o pracę

Czy ogłoszenie zawiera informację o wynagrodzeniu? Należy podać początkową wysokość wynagrodzenia lub jego przedział.

Czy widełki płacowe są obiektywne? Przedział wynagrodzenia musi opierać się na neutralnych kryteriach (np. kompetencje, doświadczenie), a nie na płci kandydata.

Czy nazwa stanowiska jest neutralna? Nazwa nie może sugerować płci kandydata.

Czy treść ogłoszenia jest wolna od dyskryminacji? Całość opisu stanowiska musi zapewniać niedyskryminujący przebieg procesu.

2. Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej

Czy usunięto pytania o obecne zarobki? Rekruter nie może żądać informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani w poprzednich miejscach pracy kandydata.

Czy zweryfikowano historię zatrudnienia bez danych płacowych? Można pytać o przebieg kariery, ale z wyłączeniem kwestii finansowych.

Czy informacja o płacy zostanie przekazana na czas? Jeśli nie było jej w ogłoszeniu, musi zostać dostarczona (papierowo lub elektronicznie) przed rozmową kwalifikacyjną.

3. Transparentność i dokumentacja wewnętrzna

Czy kandydat otrzymał wgląd w przepisy płacowe? Jeśli firmę obejmuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, należy przekazać odpowiednie postanowienia tych dokumentów.

Czy forma przekazu jest trwała? Informacje o wynagrodzeniu muszą być przekazane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy proces zapewnia świadome negocjacje? Wybrany moment przekazania informacji musi umożliwić kandydatowi zapoznanie się z nimi przed podjęciem wiążących decyzji.

Warto wdrożyć te standardy już teraz. To nie tylko obowiązek ustawowy, firmy stosujące transparentność płac są lepiej oceniane przez algorytmy rekrutacyjne (np. LinkedIn), co zwiększa zasięg Twoich ogłoszeń.

Jakub Szajdziński

Szukasz wsparcia we wdrożeniu nowych procedur rekrutacyjnych w swojej firmie?

W ENSIS przygotujemy dla Ciebie audyt ogłoszeń i regulaminów wynagradzania pod kątem zgodności z nowelizacją z 2025 roku, a także zapewniamy wsparcie prawne w szeroko rozumianym prawie pracy. Napisz do nas: biuro@ensiskancelaria.com, zadzwoń: +48 519 56 36 26 lub skorzystaj z formularza kontaktowego poniżej.

FAQ - Pytania i odpowiedzi

Od kiedy dokładnie obowiązują nowe zasady?

Ustawa weszła w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Została ona ogłoszona 23 czerwca 2025 r., więc pełna moc prawna przepisów przypadła na koniec grudnia 2025 roku.

Czy mogę zapytać kandydata o jego oczekiwania finansowe?

Tak. Ustawa zakazuje pytania o faktyczne zarobki z przeszłości lub u obecnego pracodawcy. Rozmowa o przyszłych oczekiwaniach w kontekście podanych widełek jest w pełni legalna i stanowi element przejrzystych negocjacji.

Czy widełki płacowe mogą być bardzo szerokie (np. 5000 – 15 000 zł)?

Przedział musi być oparty na obiektywnych kryteriach. Zbyt szeroki rozstrzał, który nie znajduje uzasadnienia w neutralnych przesłankach, może zostać zakwestionowany jako naruszający zasadę przejrzystości.

W jakiej formie przekazać informację o płacy?

Dopuszczalna jest zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna (np. wiadomość e-mail lub treść ogłoszenia).

Jakub Szajdziński

Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.

Najczęściej zadawane pytania (F.A.Q)

Jak skontaktować się w sprawie pomocy prawnej?

Najlepiej skorzystaj z formularza kontaktowego – to najszybszy i najbardziej efektywny sposób kontaktu, ponieważ wiadomość trafi bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi, a nie do naszego sekretariatu. W treści wiadomości krótko opisz zagadnienie, do którego potrzebna jest nasza pomoc. Jeżeli opisany stan sprawy wymaga doprecyzowania, prześlemy dodatkowe pytania, które pozwolą nam udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a tym samym lepiej poznać zagadnienie w którym mielibyśmy pomóc. W sprawach pilnych, prosimy o kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

W jakim czasie mogę otrzymać informację zwrotną na temat mojego zapytania?

W większości przypadków, udzielamy odpowiedzi, z informacją na temat wymaganego zakresu pracy z naszej strony, a także jej kosztów, w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli zagadnienie jest bardziej skomplikowane, czas odpowiedzi może wydłużyć się do 3–4 dni roboczych. W pilnych sprawach polecamy kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?

W odpowiedzi na przesłane zapytanie, wskazujemy jaki jest zakres prac do wykonania oraz związane z tym koszty. Po akceptacji naszej propozycji współpracy i kosztów z nią związanych, realizujemy zlecenie. W zależności od preferencji naszych Klientów, prace mogą być prowadzone na podstawie akceptacji mailowej warunków lub po zawarciu umowy w formie pisemnej. Niezależnie od formy akceptacji, prace rozpoczynamy zawsze, dopiero po wyrażeniu zgody przez Klienta.

Jak ustalane są koszty?

Koszty ustalamy podstawie czasu potrzebnego na realizację danego zlecenia. Co ważne, na samym początku informujemy o pełnym koszcie zlecenia, aby nasi Klienci nie obawiali się niespodziewanych wydatków. Jeśli zlecenie wymaga dodatkowej pracy, np. z powodu zmiany założeń biznesowych, w trakcie jego realizacji, informujemy o tym Klienta i dodatkowe prace są wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji.

Czy przed rozpoczęciem współpracy wymagane jest osobiste spotkanie?

Nie. Spotkanie osobiste jest potrzebne jedynie w przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień. W przypadku zleceń dotyczących przygotowania dokumentów, takich jak umowy, regulaminy, dokumentacja RODO, ochrona sygnalistów, czy nawet przygotowanie umowy spółki z o.o., osobiste spotkanie przed rozpoczęciem przez nas pracy, nie jest konieczne. Jeżeli spotkanie usprawniłoby realizację usługi, na pewno je zaproponujemy.

Czy mogę uzyskać poradę prawną online lub telefonicznie?

Tak. Większość kontaktów z naszymi Klientami odbywa się online, dzięki czemu obsługujemy firmy z całej Polski, a nawet spoza jej granic. Mając na uwadze, jak cenny jest czas przedsiębiorców, staramy się unikać marnowania go, na niepotrzebne dojazdy i bezpośrednie spotkania, o ile faktycznie nie jest to konieczne. Porady prawne online udzielamy głównie pisemnie, zazwyczaj drogą mailową. Spotkanie online lub rozmowa telefoniczna organizowane są w razie potrzeby np. doprecyzowania porady lub omówienia zagadnienia jej krótszej lub łatwiejszej w przekazie formie, zwłaszcza jeżeli wskażesz na taką potrzebę.

Gdzie można się spotkać z prawnikiem?

Spotkanie może odbyć się w naszym biurze we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 83. Jeżeli prowadzisz działalność na terenie Wrocławia lub w jego okolicach, możemy się spotkać w siedzibie Twojej firmy lub innym wskazanym miejscu. Ważne, aby miejsce spotkania zapewniało możliwość swobodnej rozmowy. Nie zamykamy się na spotkania w innych częściach Polski ale robimy to kiedy faktycznie sprawa tego wymaga, aby nie generować niepotrzebnych kosztów wobec naszych Klientów. Możemy się również spotkać online za pomocą MS Teams, Google Meets lub innego komunikatora.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim nie musisz się obawiać samego spotkania. Jesteśmy takimi samymi ludźmi jak Ty, a naszym pierwszorzędnym celem jest pomoc, będąc zawsze po Twojej stronie. Używamy prostego i zrozumiałego języka, a definicje prawne tłumaczymy zawsze w sposób przystępny i zrozumiały . Przed spotkaniem warto zebrać wszystkie istotne informacje dotyczące sprawy. Z reguły nie jest wymagane potwierdzenie tych informacji dokumentami, ale jeśli mają one istotne znaczenie w sprawie, np. umowy czy decyzje administracyjne, najlepiej jest je przesłać do nas przed spotkaniem, na adres mailowy, osoby odpowiedzialnej za Twoje zlecenie. W razie braku możliwości przesłania dokumentów elektronicznie, warto zabrać je ze sobą na spotkanie. W razie konkretnych pytań do nas, dobrze jest je sformułować prostym, zrozumiałym językiem i wysłać mailem do nas, przed spotkaniem. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów lub pytań nie jest konieczne, ale pozwala nam na bardziej efektywną pomoc już podczas samego spotkania. Jeżeli po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie, doprecyzowanie lub weryfikacja pewnych kwestii, prześlemy dodatkowe informacje drogą mailową lub telefoniczną, w zależności od Twoich preferencji.